Die Digitalisierung schreitet bei der Fertigung von zahntechnischen Arbeiten stetig voran. Bei der Erfassung und Bearbeitung von Aufträgen gibt es jedoch oft noch Potenzial zur Optimierung.
Zanhtechnische Arbeiten können komplex sein. Die Anzahl von Materialien und Fertigungsverfahren steigt und die Wünsche und Anforderungen der Kunden (Zahnärzte oder andere Dentallabore können sehr individuell sein. Das hat oftmals zeitaufwändige Rückfragen vor der Auftragserteilung zur Folge. Ferner unterliegen solche Aufträge einer Reife von formellen Vorschriften:
- Zahnärzte und Dentallabore müssen eine klare und rechtsgültige vertragliche Vereinbarung treffen, die die Verantwortlichkeiten und Pflichten beider Parteien klar definiert.
- Bei der Weitergabe von Patienteninformationen an Dentallabore sind Datenschutzbestimmungen, zu beachten und es ist für den sicheren Umgang mit diesen Daten zu sorgen.
- Es ist für eine klare Rechnungsstellung zu sorgen und Patienten müssen transparent über Kosten informiert werden.
- Die Freigabe von Arbeiten, die im Rahmen von invasiven Arbeiten eingesetzt werden, hat schriftlich zu erfolgen.
Dem wollte die UNICAD GmbH mit der Digitalisierung des Konfigurations- und Bestellprozesses begegnen.
1. Online-Shop mit Konfigurator
Über den Online-Shop können sowohl zahntechnische arbeiten konfiguriert und bestellt werden, als auch Zubehörteile und Materialien:
- Präsentation der Produkte und Zubehör
- Online-Konfigurator mit Erfassung aller erforderlichen Produktionsparameter
- Verschlüsselte Übertragung der Produktionsdaten direkt im Prozess ohne zusätzliche Plattformen (wahlweise Übermittlung der Daten auf dem Postweg).
- Versand der Auftragsbestätigung, Rechnungstellung erfolgt automatisch mit dem Versand der Arbeit-.
2. Auftragsbearbeitung
Unmittelbar nach der Bestellung wird ein digitaler Auftrag erstellt, alle Aufträge können in einer Übersicht eingesehen werden:
- Alle wesentlichen Daten wie Art des Auftrags aber auch die geplanten Fertigstellungs- und Versandtermine sind einsehbar.
- Die Bearbeitung erfolgt skillbasiert, d.h. ein Prozessschritt kann von jedem Mitarbeiter mit den nötigen Rollen (Befugnissen und Fähigkeiten) bearbeitet werden.
- Verwendete Chargen von verarbeiteten Materialien können ebenfalls eingegeben werden.
- Ist ein Arbeitsschritt erledigt, wird über die Projektübersicht der nächste Schritt ausgelöst.
3. Freigabeprozess
Indsbesondere bei der Herstellung von Bohrschablonen ist der Workflow komplex:
- Konfiguration der Arbeit durch den Kunden im Konfigurator des Online-Shops
- Übermittlung der Konstruktionsdaten an das Dentallabor direkt im Bestellprozess
- Erstellung der Planung durch das Dentallabor
- Freigabe der Planung durch Versand einer Mail an den Kunden mit Link auf das digitale Auftragsformular.
- Die Unterschrift kann auf mobilen Geräten per Hand oder digitalem Stift erfolgen. Die Unterschrift wird in der Bearbeitungshistorie des digitalen AUftrags erfasst.
4. Versand
Auch der Vresand erfolgt vollständig automatisiert:
- Erstellung von DHL-Versandlabels und automatischer Ausdruck auf speziellem Labeldrucker.
- Automatischer Ausdruck von Lieferscheinen auf speziellem Drucker.
- Darstellung aller Aufträge im Kundenkonto einschließlich Sendungsverfolgung.
5. Rechnungsstellung
Zu guter letzt – die automatisierte Schnittstelle zur Buchhaltung:
- Die Rechnung wird aus der Auftragsverwaltung heraus im Shop angestoßen.
- Der Kunde erhält die Rechnung umgehend per Mail.
- Über die Schnittstelle Unternehmen Online (DATEV) werden alle Rechnungen samt Buchhungssätzen an das Steuerbüro übertragen.
Digitalisierung bedeutet Standardisierung
Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen bietet eine Rehe von Vorteilen. Es darf jedoch nicht verschwiegen werden, dass Abweichungen vom Standard, z.B. Materialvarianten und Herstelloptionen ein Hemmnis sein können. Und davon gibt es in der Dentaltechnik viele. Insofern bestand eine Notwendigkeit, die Vielzahl an Varianten und Optionen, die sich bei der Fertigung von Dentalarbeiten ergeben können in sinnvolle Standards zu fassen, was ebenso für die Kalkulation gilt.
Nächste Innovationen
Handscanner
Aktuell integrieren wir gerade die Industrial Smart Watch (Freehand-Scanner) von unserem Kooperationspartner NIMMSTA. Dadurch werden weitere Erleichterungen bei der Bearbeitung der Aufträge realisiert:
- Jeder Auftrag ist durch einen QR-Code identifizierbar.
- Dieser kann gescannt werden, wodurch automatisch der Auftrag auf Desktop-Rechner oder Tablet erscheint.
- Viele Optionen können übert das Touch-Display des Scanners ausgelöst werden: Statuswechsel, Chargenerfassung oder Druck von Versand- und Auftragslabels.
Digitale Auftrags-Labels
Üblicherweise werden Aufträge im Dentallabor in Auftragsschalen verwahrt. Oft sind diese mit einer Reihe von Papierdokumenten versehen, die umständlich in der Handhabung sind und nie den aktuellen Auftragsstand wiederspiegeln. Digitale Auftragslabels können dieses Problem vereinfachen:
- Nach der automatischen Erstellung eines Auftrags kann dieser mit einem Digitalen Label verknüpf werden. Dies erfolgt auf einfache weise über den NIMMSTA Handscanner, indem der Code eines freien Lanels gescannt wird.
- Auf dem Label werden die wichtigsten Auftragsdaten angezeigt, einschließlich des geplanten Versanddatums, dass wenige Tage vor Erreichen das Datums rot wird.
- Auf dem Label ist auch der QR-Code des Auftrags, so dass dieser leicht über den Handscanner zur Bearbeitung aufgerufen werden kann.
- Nach Fertigstellung des Auftrags wird das digitale Label wieder freigegeben und kann mit einem neuen Auftrag verknüpft werden.
Für die Labels wurde eine LANCOM Wireless ePaper Displays verwendet. Die Besonderheit der LANCOM-Technologie liegt darin, dass die drahtlose Verbindung der e-Paper Displays keine Konflikte mit dem normalen W-LAN produziert.