Software für Digitale Workflows
Prozesse digitalisieren – einfach, flexibel und schnell
BIZON evo verbindet Daten- und Dokumentenmanagement, Workflow und Automatisierung in einer einzigartigen Plattform. Durch die offene Struktur und den cloudbasierten Ansatz können wir alle Aufgaben und Fachabteilungen im gesamten Unternehmen unterstützen und miteinander vernetzen. Auch Kunden und Lieferanten sind einfach zu integrieren. Dank unserer flexiblen Struktur und des modularen Aufbaus lässt sich evo bei Bedarf an Ihre individuellen Vorstellungen anpassen.
Unsere Kunden sind in den verschiedensten Branchen tätig: Dienstleistung, Produktion, Medizin, IT und Sozialwirtschaft. Vom Einzelunternehmer bis zu internationalen Konzernen.
Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, sparen Sie Zeit und Kosten
- Harmonisierte Ablagestruktur für alle Abteilungen
- Unternehmensweit einheitliche und gültige Vorlagen
- Einheitliche und transparente Prozesse
- Automatisierung von Routineaufgaben
Anwendungsbeispiele
- Integrierte Managementsysteme nach ISO 9001, 14001, 45001
- QM-Systeme nach ISO 9001 für medizinische Einrichtungen und Labore
- Managementsysteme zur Auftragserfassung, Auftragsverwaltung und Produktionssteuerung
- Managementsysteme zur Projektsteuerung (Datenerfassung und Lenkung)
- zentrale und einheitliche Vorgabedokumentation
– Verfahrensanweisungen
– Arbeitsanweisungen
– Formblätter - dokumentierte Freigabeprozesse
- automatische Benachrichtigung über ablaufende Fristen
- Revisionssichere Lenkung von Dokumenten
- automatische Versionierung
- transparente Versionshistorie
- verbindliche Arbeitsanweisungen
- einheitliche und gültige Vorlagen
- einheitliche Prozesse
- Vertragsmanagement (Fristen und Fälligkeiten)
- papierlose Ablage
- Mitarbeiter Ein- und Austritte
- Einarbeitungspläne
- Schulungspläne
- Schulungsdokumentation
- Unterweisungsdokumentation
- Arbeitsanweisungen
- Wartungsprotokolle
- Messprotokolle
- Auftragsbearbeitung
- Chargendokumentation
- Lieferantenqualifizierung und -bewertung
- Vertragsmanagement
- Chargenerfassung
- Verwaltung von Lagerbeständen
- Bestellwesen
- Angebotserstellung
- Kundenreklamationen
- Lieferantenreklamationen
- Kundenbefragungen
- Ressourcenplanung
Funktionsbereiche
Dokumente und Vorlagen
- Verwenden Sie vorgegebene Vorlagen, um Online-Dokumente zu erstellen.
- Erstellen Sie eigene Vorlagen zur Abbildung Ihrer Geschäftsvorfälle
- Laden Sie vorhandene Dateien als Upload-Dokumente hoch (z.B. PDF oder Office-Dokumente).
Dokumentenmanagement
- Individuelle Zugriffsrechte durch Gruppen und Rollen
- Zugriff und Bearbeitung auch durch externe Nutzer
- Digitale Akten für zusammengehörige Dokumente
- Digitale oder manuelle Signatur
- Viele weitere Funktionen
Automation
- Zeitbasiert: Steuern Sie Abläufe nach festgelegten Mustern (täglich, wöchentlich, monatlich)
- Regelbasiert: Reagieren Sie rechtzeitig mit datenbasierten Aktionen (z.B. beim Erreichen definierter Schwellenwerte)
- Ereignisbasiert: Entlasten Sie Mitarbeiter und Organisation durch automatisierte Bearbeitungsprozesse (z.B. ausgelöst durch definierte Ereignisse)
Workflow
- Verwenden Sie klassische Freigabeprozesse, um Dokumente zu lenken (inkl. 4-Augen-Prinzip.)
- Definieren Sie eigene Workflows, um individuelle Prozesse abzubilden.
- Verwenden Sie Automationen in Ihren Workflows, um Fachkräfte bei wiederkehrende Tätigkeiten zu entlasten.
Echtzeit-Reporting
- Nutzen Sie Smartlisten, um maßgeschneiderte Übersichten zu erstellen und wichtige Informationen im Blick zu behalten.
- Präsentieren Sie Ihre Daten und Kennzahlen anschaulich mit Dashboards.
- Sie erhalten automatische Benachrichtigungen, um zeitnah auf definierte Schwellenwerte reagieren zu können.
Integration
- Single-Sign-On über Microsoft AD/Azure
- Direkter Zugriff auf Inhalte über MS Teams
- Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen möglich
- Anbindung Freehand Scanner NIMMSTA®
Häufige Fragen
Brauche ich wirklich noch eine Software?
Keine Software kann alles. Die meisten Unternehmen haben etablierte und gut funktionierende Lösungen für Ihre Kernprozesse (ERP, PPS, MES, CRM usw.). Oft sind diese aber zu komplex und nur schwer und mit unvertretbarem Aufwand an spezielle Anforderungen anpassbar.
Durch den einfachen Aufbau und die gute Bedienbarkeit kann BIZON evo solche Lücken schnell, effektiv und kostengünstig schließen.
Kann ich nicht einfach vorhandene Tools und Systeme nutzen?
Viele Softwarelösungen verfügen auch über die Möglichkeit, digitale Workflows und Automation abzubilden. Diese können jedoch sehr komplex sein und eine steile Lernkurve haben. Nicht zuletzt erfordern solche Lösungen einen hohen internen Administrationsaufwand.
Darüber hinaus gibt es Bedenken hinsichtlich der Datenschutz- und Sicherheitspraktiken von Softwarelösungen, die im Ausland - insbesondere außerhalb der EU - gehostet werden.
Was bedeuten Cloud oder SaaS und was sind die Vorteile einer Online-Softwarelösung?
SaaS steht für "Software as a Service" und bezeichnet eine cloudbasierte Softwarelösung, die über das Internet bereitgestellt wird. SaaS-Lösungen bieten viele Vorteile wie schnelle Implementierung, keine zusätzlichen Wartungsaufwände, niedrigere Kosten, höhere Flexibilität und nicht zuletzt ein einfacher, ortsungebundener Zugriff.
Sind meine Daten sicher?
Ihre Daten werden in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum mit Sitz in Deutschland gehostet. Die Kommunikation ist nach gängigen Verfahren und gemäß der gesetzlichen Bestimmungen gesichert und verschlüsselt.
Wie schütze ich vertrauliche Informationen gegen unbefugten Zugriff?
Die Nutzerverwaltung ermöglicht die Abbildung von Standorten, Gruppen (Hierarchien nach Organigramm) und Rollen (Querschnittsfunktionen wie z.B. Beauftragte). Darüber hinaus können Dokumente und Personen mit mehrstufigen Vertraulichkeitsstufen versehen werden.
Wie hoch ist der Aufwand für die Einführung?
Sie sind sofort einsatzfähig. Je nach Vorkenntnissen, können Einführungsschulungen nützlich sein. Diese dauern ca. 1 Stunde und können online durchgeführt werden. Die meisten Kunden benötigen keine Schulungen für die Grundfunktionalität. Für die Nutzung der Editoren empfehlen wir - je nach Vorkenntnissen - individuelle Schulungen.
Kann ich vorhandene Inhalte importieren?
Ja, sie können vorhandene Dokumente mit Drag & Drop als Massenimport übernehmen. Darüber hinaus können wir Sie beim Import aus anderen Anwendungen unterstützen.
Kann ich meine Daten exportieren?
Ja, sie können Daten über die Exportfunktion extern verwenden - einschließlich aller im Lebenszyklus eines Dokuments angelaufenen Daten (Freigaben, Versionsverlauf, mitgehenden Dateien, Kommentaren).
Kann ich die Inhalte in meine bestehende IT übernehmen?
Ja, dafür gibt es viele Möglichkeiten. Sie können zum Beispiel die in BIZON evo gelenkten Dokumente in einen Teams-Channel einbinden, so dass sie im dortigen Kontext verfügbar sind.
Muss ich Nutzerdaten getrennt verwalten?
Nein, wenn sie z.B. Microsoft 365 bzw. Teams nutzen, kann die Anmeldung über die Single-Sign-on Option erfolgen. Die Nutzer müssen nicht gesondert verwalten werden.
Was ist, wenn ich Hilfe brauche?
Wir legen Wert auf guten Service und pflegen einen engen und partnerschaftlichen Kontakt mit unseren Kunden. Melden Sie sich, wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung brauchen.
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