Für die Prüfung einer Anfrage müssen zunächst eine eine ganze Reihe von Projektstammdaten erfasst werden. Darüber hinaus muss die Erstellung von diversen Unterlagen dokumentiert werden. Dies erfolgt über einen dynamischen Workflow, in dem jeweils berechtigte Personen Daten erfassen und Aktionen ausführen dürfen.
Die Berechtigung erfolgt über das Rechtesystem von AiMS: Über „Gruppen“ werden üblicherweise Organisationseinheiten abgebildet. „Rollen“ decken darüber hinaus Querschnittsfunktionen ab wie z.b. Qualitätsmanagement, Datenschutz- oder sonstige Beauftragte.
Auch die Rechnungserstellung und -freigabe wird über das System gelenkt. Die extern erstellten Dokumente können direkt im Projektlaufzettel nachvollziehbar in verschiedenen Versionen vorgehalten werden.
Über die Änderungshistorie ist der Ablauf des gesamten Prüfungsprozesses jederzeit nachvollziebar.